運営指導では何を見られる？｜確認項目と準備のポイント

この記事で分かること

運営指導で確認される項目を、人員、利用者支援、運営管理、安全管理、報酬請求、届出の6分野に分け、どの書類と実態を整えるべきか解説します。

はじめに

運営指導では、書類が存在するかだけでなく、書類同士が一致し、実際にそのとおり運営されているかが確認されます。

例えば、勤務形態一覧表に職員名があっても、雇用契約、出勤簿、給与台帳、支援記録と整合しなければ、実際の配置として認められない可能性があります。

令和8年6月8日、指導監査の指針とマニュアルが改正されました

令和8年6月8日付で、指導指針・監査指針、集団指導／運営指導マニュアル、監査マニュアル、そして確認項目及び確認文書が改正されました。準備する側にとって重要なのは、次の運用が明確化されたことです。

• 確認項目以外は確認せず、確認文書以外の提出も求めない（ただし、内容に不備があり確認文書だけでは十分に確認できない場合は追加提出を求められることがあります）
• 利用者記録の確認は原則3名以内
• ICTで管理している文書は印刷を求めず、画面上で確認する
• 確認の対象は前年度から直近の実績に係る書類

裏を返せば、確認項目に挙がっている書類は必ず見られるということです。準備の範囲が明確になった分、そこに載っている書類がそろっていないことの説明は難しくなりました。

重点的に実施される5サービス

営利法人の急増と処分事例の発生を受け、次のサービスは3年に1回以上を目安に重点的に運営指導を実施する方針が示されています。

• 就労継続支援A型・B型
• 共同生活援助（グループホーム）
• 児童発達支援
• 放課後等デイサービス

このほか、新規指定事業者は指定後3年以内、就労継続支援A型の新規指定は半年後を目途に初回の運営指導が行われる取扱いが示されています。

指定基準違反が行政処分につながる仕組み

運営指導は、指導によって改善を促す手続きです。一方で、基準違反や不正な報酬請求などに対しては、法令に基づく監査を実施し、指定取消しなどの行政処分が行われることがあります。運営指導での指摘を放置した場合や、悪質と判断された場合には、監査へ移行し得ることを前提に準備してください。

また、事後調査などで書類の不備が判明し、過大に報酬を請求していたことが発覚した場合、いかなる理由であっても過大請求分は返還することとされています。「知らなかった」「様式どおり書いた」は理由になりません。

あわせて、指定基準や申請・届出書類の内容については、手続きを行政書士などに委託する場合であっても、事業所の管理者・従業者において必ず理解しておくことが求められています。運営指導の当日に説明するのは事業所の職員です。委託の有無にかかわらず、内容を把握しておいてください。

この記事のポイント

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1. 人員基準・勤務体制

主に次の書類が確認されます。

• 雇用契約書、労働条件通知書
• 資格証、研修修了証、実務経験証明書
• 組織体制図、職務分掌
• 勤務形態一覧表、シフト表、出勤簿、タイムカード
• 賃金台帳、給与明細

確認されるのは、必要職種の配置、常勤換算、常勤・専従要件、兼務の可否、サービス提供時間中の配置です。予定表だけでなく、実際の勤務時間で基準を満たしているかを説明できるようにします。

管理者の兼務は「時間」と「職種数」で見られる

人員基準の確認では、管理者が名目上配置されているかではなく、管理者としてどれだけの時間を確保しているかが問われます。ある中核市の手引きでは、管理者の配置について次の考え方が示されています。

• 管理者と別の職種を兼務する場合、常勤の従業者が勤務すべき時間数の半分以上は管理者として従事することを基本に、適切な時間数を確保すること
• 管理者と別に兼務できる職種は1つまでとし、3職種以上を兼務する場合、業務に支障があるものとみなし認められない
• 管理者のみを兼務する場合、最大3事業所（移動時間30分以内）まで認められる

例えば「生活介護の管理者兼サービス管理責任者兼生活支援員」は3職種の兼務にあたり、認められないと整理されています。一方、多機能型事業所で就労移行支援と就労継続支援B型の管理者兼サービス管理責任者を務める場合は、管理者とサービス管理責任者の2職種とみなして兼務可とされています。

兼務の可否や管理者として確保すべき時間数の考え方は指定権者によって異なるため、申請先の自治体の最新の手引きを確認してください。運営指導では、勤務形態一覧表の「兼務」欄と、実際の業務日誌・出勤簿の突合が行われます。

2. 個別支援計画とサービス提供

個別支援計画は、運営指導の中心項目です。一般的には次の一連の流れが確認されます。

• 利用者のアセスメント
• 個別支援計画原案の作成
• サービス管理責任者等が主催する会議
• 利用者・家族への説明と文書同意
• 計画書の交付
• 計画に基づくサービス提供と日々の記録
• モニタリングと計画の見直し

作成日、会議日、同意日、交付日、サービス開始日の前後関係を確認します。署名があるだけでなく、計画内容と日々の支援記録がつながっていることが重要です。

3. 利用契約・重要事項・利用者負担

主な確認事項は次のとおりです。

• 利用契約書、重要事項説明書の説明・交付・同意
• 受給者証、支給量、利用者負担上限月額の確認
• サービス提供の記録と利用者確認
• 法定代理受領通知
• 食費、日用品費、家賃、光熱水費等の根拠と領収
• 運営規程、重要事項説明書、実際の徴収額の一致

根拠のない費用や、重要事項説明書に記載のない費用を徴収していないかも確認します。

実費徴収で確認される4つの手順

食費、日用品費、創作的活動に係る材料費、家賃、光熱水費などの実費徴収は、金額の妥当性だけでなく、手続きの順序が確認されます。指定申請の手引きでは、運営基準のうち特に留意すべき事項として、次の流れが示されています。

手順	内容
①事前の説明	あらかじめ利用者にサービスの内容・費用について説明すること
②同意	説明のうえ、同意を得たうえで実費相当額を徴収すること
③領収書の交付	利用者から金銭を受け取った後は、領収書を交付すること
④定期的な精算と返金	定期的に精算し、余剰金が生じた場合、他の費目に充てるのではなく、利用者に返金すること

見落とされやすいのが④です。年度末に集めすぎた分が残っているとき、翌年度の費用や別の費目に振り替えるのではなく、利用者へ返金する扱いが原則とされています。徴収額の根拠計算、精算表、返金の記録までを一連で保存してください。

徴収できる費目の範囲や実費相当額の考え方は、指定権者の集団指導資料で個別に示されていることがあります。申請先の自治体の最新の資料を確認してください。

4. 虐待防止・身体拘束・安全管理

書類を作るだけでなく、定められた頻度・対象・内容で実施し、記録する必要があります。

分野	主な確認内容
虐待防止	委員会、指針、研修、担当者、通報・対応体制
身体拘束	適正化委員会、指針、研修、やむを得ず実施する場合の3要件・記録
BCP	感染症・自然災害の計画、研修、訓練、見直し
感染症	委員会、指針、研修、訓練、発生時対応
非常災害	消防計画、避難訓練、設備点検、地域連携
事故・苦情	記録、家族・行政への報告、原因分析、再発防止

未実施が減算に直結する項目もあるため、年間スケジュールと実施記録をセットで管理します。

5. 加算・減算・報酬請求

加算ごとに、次の点を確認します。

• 体制届の提出日と算定開始月
• 対象職員の資格・勤務時間・配置状況
• 対象利用者と算定日
• 個別支援計画への位置づけ
• 説明・同意、会議、連携、支援内容の記録
• 算定回数、算定間隔、併算定制限

また、人員欠如、定員超過、個別支援計画未作成等の減算が正しく適用されているかも確認されます。

サービス管理責任者の欠如は「見込みの段階」で報告する

サービス管理責任者が不在となった場合、サービス管理責任者欠如減算や個別支援計画未作成減算の適用が必要となることがあります。指定申請の手引きでは、欠如した場合だけでなく、「欠如の見込みがある場合」にも速やかに指定権者の担当課へ報告することとされています。

退職の申出を受けた時点、産休・育休の予定が決まった時点で相談することで、減算の開始月や代替配置の可否を事前に整理できます。実際に不在になってから報告すると、遡って減算を適用したうえで過誤調整・返還となる可能性があります。

減算の適用にあたって必要な提出書類は指定権者ごとに異なる場合があるため、担当課に確認してください。

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6. 届出・掲示・公表

• 指定申請書、変更届、体制届と現状の一致
• 運営規程、重要事項の掲示・閲覧
• 障害福祉サービス等情報公表システムへの報告
• 業務管理体制の整備・届出
• 事故、虐待、休廃止等の行政報告

代表者、管理者、サービス管理責任者、営業時間、平面図、利用定員等の変更届漏れがないかを確認します。

届出の期限は「種類ごと」に違う

運営指導では、届出の内容と現状が一致しているかに加え、届出が期限内に行われていたかも確認されます。届出の種類ごとに期限が異なる点に注意してください。ある中核市の手引きでは、次のように整理されています。

手続き	提出期限の例
更新申請	指定有効期間満了日の1か月前の末日まで（指定は6年ごとに更新）
変更申請（定員増加）	事前協議は変更日の3か月前の15日まで、申請書は変更日の2か月前の末日まで
変更の届出（移転、設備の配置変更など事前協議が必要なもの）	事前協議は変更日の3か月前の15日まで、変更届は変更日の2か月前の末日まで
変更の届出（その他事前協議が不要なもの）	変更後10日以内
廃止・休止・再開の届出	廃止・休止・再開の1か月前まで
加算の届出（新規算定・区分の引上げ）	算定する月の前月15日まで
加算の届出（区分の引下げ・取りやめ）	速やかに

これらの期限は指定権者によって異なるため、申請先の自治体の最新の手引きを確認してください。特に「移転・設備の配置変更は事前協議が必要で、変更後の届出では間に合わない」という点は、レイアウト変更を予定している事業所が誤りやすいところです。

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7. 労務管理も運営の実態確認につながる

運営指導は労働基準監督署の調査ではありませんが、勤務実績を確認する過程で、夜勤・休憩・兼務・給与支払の実態が人員配置と一致しているかを見られます。

勤務表上は配置されていても、同じ時間に別事業所で勤務している、休憩中に1人で利用者対応をしている、給与が支払われていないなどの矛盾があると、人員配置自体の信頼性が損なわれます。

8. 事前点検チェックリスト

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よくある質問

まとめ

運営指導では、人員、個別支援計画、利用契約、安全管理、加算・請求、届出が総合的に確認されます。最も重要なのは、書類があることではなく、届出・実態・記録・請求が一致していることです。

月次点検と年次点検を分け、いつでも必要書類を提示できる保存ルールを整えてください。

標準確認項目に沿って事前点検します

行政書士法人 障害福祉リーガルパートナーズでは、運営指導の通知書・準備書類を確認し、指摘・返還リスクの高い項目から優先して点検します。

詳しくは運営指導対応のページをご覧ください。

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主な参考資料

• 厚生労働省「障害福祉分野における指導監督」 （出典）

※本記事は令和8年8月28日時点の法令・通知等に基づく一般的な整理です。指導監査の指針・マニュアル・確認項目及び確認文書は令和8年6月8日改正版によっています。指定権者の運用を必ず確認してください。