記録とルールで属人化を防ぐ

この記事の要点

障害福祉事業では、支援を行うだけでなく、その事実を記録として残すことも重要です。必要な記録とルールを整えることが、職員と事業所を守ります。

はじめに

忙しい現場では、記録はつい後回しになりがちです。ここでは、記録が事業所と職員を守る理由を順に見ていきます。

1. 記録がなければ説明できない

支援をした、家族に説明したなど、実際に行ったことでも、記録がなければ後から確認できません。

個別支援計画、モニタリング、支援記録、研修、委員会、勤務記録などは、実施した事実を残すための資料でもあります。事故や苦情があったときにも、記録がなければ事実確認が難しくなります。

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2. 運営指導の前だけ整えても遅い

運営指導の通知が届いてから、過去の議事録や研修記録を探し始める事業所もあります。

しかし、本来の対策は、日頃から必要な記録をその都度残しておくことです。後からまとめて作ろうとすると、当時の状況が曖昧になります。

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3. 長文を書けばよいわけではない

記録は長ければよいわけではありません。重要なのは、後から読んだ人が「何があって、どう対応したのか」を確認できることです。

体調変化、けが、本人からの訴え、事故、ヒヤリハット、家族や関係機関との重要なやり取りなどは、事実と対応を具体的に残します。

大切なのは文章量ではなく、必要な情報が残っていることです。

4. 「ちゃんと書いて」では改善しない

記録が不十分な職員に「もっとちゃんと書いて」と伝えるだけでは、なかなか改善しません。

何を記録するのか、どこまで書くのか、誰が確認するのか。事業所として基準を決めることが必要です。

5. 記録とルールで属人化を防ぐ

「あの人に聞かないと分からない」「社長しか分からない」という状態が増えるほど、運営は不安定になります。仕事の進め方や判断基準を記録として残しておけば、担当者が変わっても引き継ぎやすくなります。

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まとめ

障害福祉事業では、支援を行ったことと、それを後から説明できることは別です。

必要な記録を日頃から残し、職員ごとの判断に頼らないルールを作る。これが、安定した事業所運営の基本です。

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※本記事は、障害福祉事業の経営に関する筆者の実務上の考え方をまとめたものです。制度の具体的な取扱いは、法令・通知および指定権者の運用をご確認ください。