常勤換算とは？｜障害福祉事業所の計算方法と考え方

はじめに

障害福祉サービスの人員配置では、「常勤換算で○人以上」という基準が多く使われます。常勤換算は、職員の頭数ではなく、その職種として勤務する時間を常勤職員何人分に相当するかへ置き換える計算です。

計算を誤ると、人員基準を満たしているつもりでも実際には不足し、減算や報酬返還につながる可能性があります。

1. 計算式と計算例

常勤換算の計算式

基本の計算式は次のとおりです。

例えば、事業所の常勤職員の所定労働時間が週40時間で、生活支援員として勤務する職員の時間が合計100時間の場合は、次の計算になります。

具体的な計算例

常勤職員の所定労働時間を週40時間とします。

職員	生活支援員としての週勤務時間	常勤換算
Aさん	40時間	1.0
Bさん	30時間	0.75
Cさん	20時間	0.5
Dさん	10時間	0.25
合計	100時間	2.5

この場合、生活支援員の常勤換算は2.5人です。職員は4人いますが、人員基準上は「4人」ではなく「2.5人分」として確認します。

2. 分母となる常勤の勤務時間

分母となる「常勤の勤務時間」は何時間？

分母は、原則として、その事業所の就業規則等で定める常勤職員の所定労働時間です。必ずしも週40時間とは限らず、週32時間、37.5時間、月160時間など、事業所の制度によって異なります。

ただし、基準上、常勤換算の分母となる時間数に下限の取扱いがある場合や、育児・介護の短時間勤務者等に特例が適用される場合があります。就業規則だけで決めず、基準通知と自治体の記載要領を確認します。

分母には「32時間」の下限がある

記事本文のとおり、分母は原則としてその事業所の就業規則等で定める常勤職員の所定労働時間です。ただし、下限の取扱いがあります。

指定申請の手引きでは、常勤換算方法を「事業所の従業者の勤務延べ時間数を、事業所において常勤の従業者が勤務すべき時間数（1週間に勤務すべき時間数が32時間を下回る場合は32時間を基本とする）で除する方法」と定義しています。常勤の定義においても同様に、32時間の下限が置かれています。

つまり、就業規則で常勤の所定労働時間を週30時間と定めていても、常勤換算の分母は32時間として計算するのが基本です。所定労働時間を短く設定すれば常勤換算数を大きくできる、という運用はできません。

例外として、育児・介護休業法の所定労働時間の短縮措置などの対象者について、常勤の従業者が勤務すべき時間数を30時間としているときは、30時間勤務することで常勤として取り扱ってよいとされています。

週32.5時間の事業所に、週39時間働く職員がいたら

人員配置を確認していると迷いやすいのが、職員によって勤務時間が違う場合の分母です。たとえば就業規則で常勤職員の勤務すべき時間数を週32.5時間と定めているのに、特定の職員だけ1日6.5時間×週6日＝週39時間勤務している、という事業所があります。この場合に「いちばん長く働く職員が週39時間だから、常勤換算も39時間を基準にしなければならないのでは」と考えてしまうことがありますが、そうではありません。

基準は「事業所で定めた常勤職員が勤務すべき時間数」

常勤換算は、従業者の勤務延べ時間数を、当該事業所において常勤の従業者が勤務すべき時間数で割って計算します（週32時間を下回る場合は32時間が基本）。重要なのは「誰がいちばん長く働いているか」ではなく、事業所として常勤職員が勤務すべき時間数を何時間と定めているかです。就業規則等で週32.5時間と定めているのであれば、常勤換算は原則としてこの32.5時間を基準に考えます。

週39時間働く職員がいても「1.2人」にはならない

職員	週の勤務時間	常勤換算
Aさん	32.5時間	1.0
Bさん	32.5時間	1.0
Cさん	39時間	1.0

常勤の勤務すべき時間数が週32.5時間であれば、Cさんを「39時間÷32.5時間＝1.2人」として扱うものではありません。常勤職員1人は、あくまで常勤換算上1.0です。長く働いている職員がいるから常勤換算の基準時間も長くなる、という考え方ではありません。

ここで混同しやすいのが、労務上の「所定労働時間」と、制度上の「常勤の従業者が勤務すべき時間数」です。事業所として週32.5時間と定めていても、業務内容や雇用条件によって特定の職員が週39時間勤務することは考えられます。その場合は、事業所の常勤換算上の基準は週32.5時間、当該職員の個別の勤務時間は週39時間、常勤換算は1.0という整理になります。週39時間勤務する職員が1人いることだけを理由に、他の常勤職員についても「週39時間勤務しなければ常勤ではない」ということにはなりません。

週6日開所でも、正社員全員が週6日勤務する必要はない

月曜日から土曜日まで開所している事業所も少なくありませんが、事業所が週6日開所していることと、正社員全員が週6日勤務することは別の問題です。常勤の勤務すべき時間数を週32.5時間とすれば、Aさんは月〜金、Bさんは火〜土、Cさんは月・火・木・金・土といったシフトを組むことができます。いずれも1日6.5時間×5日＝週32.5時間であれば、事業所が定める常勤の勤務すべき時間数を満たします。業務上の必要から特定の職員だけ週6日・週39時間勤務することもあり得ますが、その職員がいるからといって、事業所全体の常勤基準が自動的に週39時間へ変更されるわけではありません。

「最も長い勤務時間を基準にする」取扱いとは区別する

共同生活援助（グループホーム）などで変形労働時間制を採用している場合、自治体の勤務形態一覧表の記載方法等において、月ごとに勤務時間が異なる職員について「最も長い勤務時間」を基準として取り扱う運用が示されていることがあります。これは変形労働時間制等における勤務時間の算定方法に関する取扱いであり、通常の事業所について「職員の中で一番長く働いている人の時間数が、必ず常勤換算の基準になる」という一般的なルールが設けられているわけではありません。勤務形態一覧表の作成方法に独自の取扱いを示している指定権者もあるため、最終的には指定権者の手引き等も確認してください。

就業規則等で基準を明確にしておく

運営指導や指定申請の際に説明しやすくするためにも、「当事業所における常勤の従業者が勤務すべき時間数は週32.5時間とする」など、常勤の基準となる勤務時間を就業規則等で明確にしておくことが重要です。事業所としての基準が明確であれば、特定の職員だけ勤務時間が長い場合でも、「事業所の常勤基準は週32.5時間であり、この職員については個別の労働条件として週39時間勤務としている」と整理して説明できます。

3. 兼務・残業・休暇の扱い

兼務職員の計算方法

1人の職員が複数の職種を兼務する場合は、実際に従事する時間を職種ごとに分けます。

例えば、週40時間勤務の職員が、生活支援員24時間、職業指導員16時間を担当する場合、常勤換算は次のとおりです。

• 生活支援員：24時間 ÷ 40時間 ＝ 0.6
• 職業指導員：16時間 ÷ 40時間 ＝ 0.4

同じ40時間を、生活支援員1.0人かつ職業指導員1.0人として重複計上することはできません。

また、サービス管理責任者と直接支援職員の兼務など、そもそも兼務できる範囲が限定される職種があります。時間を分ければ必ず兼務できるわけではありません。

あわせて読みたいグループホームの人員配置体制加算｜介護サービス包括型の単位数と特定従業者数換算方法

残業時間を入れてよい？

人員基準は、安定した勤務体制を前提とするため、恒常的な残業を見込んで必要数を満たす設計は適切ではありません。所定労働時間と勤務表に基づく時間を基本とし、時間外労働を常勤換算へ算入できるかは、自治体の取扱いを確認してください。

少なくとも「毎月20時間残業する前提で1.0人分を確保する」という人員計画は避けるべきです。

有給休暇・研修・欠勤の扱い

有給休暇や事業者が命じた研修等の扱いは、職員が常勤か非常勤か、休暇の期間、代替職員の配置、各基準通知の取扱いによって判断が分かれることがあります。

国のＱ＆Ａや指定権者の手引きで示されている考え方を、まず一覧にすると次のとおりです。

勤務しなかった時間の内容	常勤の従業者	非常勤の従業者
年次有給休暇・出張	勤務したものとして算入できる	算入できない
欠勤（病欠など）・無給の休暇	暦月で1か月を超えなければ算入できる	算入できない
暦月で1か月を超える産休・育休・病休など	常勤換算に含めない	常勤換算に含めない
月の途中の入職・退職	実際に勤務した時間で計算	実際に勤務した時間で計算

ポイントは、休んだ時間を常勤換算に入れられるのは「常勤の従業者」だけという点です。常勤の従業者であれば、有給休暇だけでなく、病欠などの欠勤や無給の休暇も、暦月で1か月を超えなければ勤務したものとして扱えます。ただし、給与の支払いがない休みは算入できないとする指定権者もあります。非常勤の従業者が休んだ時間は、有給休暇で給与が支払われていても、常勤換算の勤務延べ時間数には入りません。

また、国の「障害福祉サービスに係るＱ＆Ａ（VOL.2）」（平成19年12月19日）問6では、常勤の従業者が病欠や年次有給休暇などで勤務しなかった期間は、暦月で1か月を超えない限り、常勤として勤務したものとして常勤換算に含められるとされています。1か月を超える場合は含められないため、「1か月以上」ではなく「1か月を超えるかどうか」で判断します。

一方、法人本部だけの業務や他事業所での勤務時間を、対象事業所・対象職種の勤務時間へ入れることはできません。

月途中の入退職や長期休職があるときは、実勤務と基準通知の取扱いを確認し、判断根拠を残してください。

有給休暇・出張・月途中の入退職・産休育休の具体的な取扱い

判断が分かれやすい部分ですが、指定権者の手引きに具体的な取扱いが示されていることがあります。勤務形態一覧表の作成上の留意点として、次のように整理されています。

区分	取扱い
有給休暇や出張	事業所で勤務する予定がない日について、常勤の従業者は出勤するものとして勤務時間数を記入し、非常勤の従業者は勤務しないものとして勤務時間を記入しない。 ただし、法人として常勤で雇用していても、他の事業所と兼任しているため勤務形態一覧表上は「非常勤」となっている従業者が有給休暇を取得した場合、勤務しなかった時間を常勤換算に算入することはできない。
月途中での入職または退職	常勤の従業者が月途中で入職・退職した場合、在職期間中は「常勤」で勤務したものとして取り扱ってよい。ただし、常勤換算を行ううえでは、実際に勤務した時間数に応じ、非常勤の従業者と同様の常勤換算方法をとる。
産休・育休・病休など	暦月で1月を超えて勤務しない者は常勤換算に含めることはできない。ただし、勤務時間数を「0」として氏名を記載し、運営規程などにおける員数に含めてもよい。
祝日など事業所の休業日	常勤の従業者が勤務を要しない日は勤務時間を記入する必要はなく、「4週の合計」欄は勤務を要しない日を計上せずに記載してよい。

祝日がある月の分母に注意

祝日の扱いは、分母にも影響します。同じ手引きでは、次の例が示されています。1週間の所定労働時間が週40時間で、第1週の途中に祝日が1日あり、4週の合計が152時間となった場合、週平均の勤務時間は38時間と記載するとともに、月の常勤換算の算定においては勤務延べ時間数を152時間で除することになります。

「常に40時間で割る」という機械的な処理をしていると、祝日が多い月に誤差が生じます。分子と分母を同じ前提で揃えることが重要です。

1か月の計算例（有給休暇と月途中の入職がある月）

常勤の従業者が勤務すべき時間数が月160時間の事業所で、ある月の生活支援員が次の3人だった場合で考えます。

職員	その月の状況	算入する時間
Aさん（常勤）	実働152時間＋有給休暇8時間	160時間
Bさん（非常勤）	実働88時間＋有給休暇8時間	88時間
Cさん（常勤）	月の途中で入職し、実働80時間	80時間
合計	―	328時間

常勤換算数は、328時間÷160時間＝2.05人です。端数処理を「小数点第2位以下切り捨て」とする指定権者であれば、2.0人になります。Bさんの有給休暇8時間を含めて96時間で計算すると2.1人となり、実際より多く数えてしまう点に注意してください。

1人を1.0人より多く数えられる？

常勤職員が所定労働時間を超えて勤務しても、通常、その職員1人を1.0人を超えて常勤換算する考え方は取りません。超過勤務によって恒常的に人員不足を補うことは、労務管理上も問題があります。

複数の事業所やサービスを兼務する場合も、同一時間帯の重複計上がないよう、全体の勤務時間を確認します。

勤務延べ時間数に算入できるのは「常勤の勤務すべき時間数」まで

記事本文の考え方には、基準上の根拠があります。指定申請の手引きでは、勤務延べ時間数について次のように定義しています。

• 勤務表上、事業に係るサービスの提供に従事する時間、またはサービス提供のための準備などを行う時間（待機時間を含む）として、就業規則などで明確に位置付けられている時間の合計数とする
• 従業者1人につき、勤務延べ時間数に算入することができる時間数は、事業所において常勤の従業者が勤務すべき勤務時間数を上限とする

上限が明記されているため、時間外労働を積み上げて1人を1.0人超として数えることはできません。同時に、待機時間や準備時間を算入するには、就業規則などでその時間の位置付けを明確にしておく必要があります。「実際は準備をしている」という実態だけでは足りず、規程上の裏付けが必要になる点に注意してください。

4. 端数処理と短時間勤務者

端数処理はどうする？

常勤換算数を計算する途中で、都合よく四捨五入や切り上げをすると、基準を満たすかどうかが変わることがあります。

端数処理は、サービスごとの基準通知、自治体の勤務形態一覧表の記載要領、加算の算定要件に従います。明確な指示がないまま途中計算を丸めず、元の時間数と計算式を保存しておくことが安全です。

端数処理の具体例

端数処理は指定権者の記載要領に従いますが、参考として、次の計算例が示されています。

配置	常勤換算数
常勤の従業者（週40時間勤務）1人＋非常勤の従業者（週20時間勤務）1人	(40時間＋20時間)÷40時間＝1.5人
非常勤の従業者（週30時間勤務）1人＋非常勤の従業者（週20時間勤務）1人	(30時間＋20時間)÷40時間＝1.25 ≒ 1.2人（小数点第二位以下切捨て）

ここでの取扱いは、小数点第二位以下を切り捨てるというものです。1.25を四捨五入して1.3人とすることはできません。切上げ・四捨五入で処理すると、基準を満たしているという判断が変わってしまいます。

端数処理の方法は指定権者ごとに異なるため、必ず申請先の自治体の勤務形態一覧表の記載要領を確認し、元の勤務時間数と計算式を保存しておいてください。

短時間勤務者・従たる事業所・介護保険との兼務の特例

原則どおりに計算しない場面が3つあります。いずれも指定権者の手引きで明示されていることがある取扱いです。

育児・介護休業法の短時間勤務者は別枠で1.0人

育児・介護休業法の所定労働時間の短縮措置などの対象者がいる場合、指定基準上、常勤としての配置が必要な場合、または各加算の算定要件において常勤の従業者の配置が求められる場合について「常勤」として取り扱うとされています。ただし、常勤換算方法で一定数以上の配置を求める加算（常勤看護職員等配置加算など）については、この取扱いによって要件を満たすものとはされていません。

常勤換算においては、短縮措置対象者の勤務時間数を他の従業者の勤務延べ時間数に合算せず、別に常勤換算1.0人としてカウントしてよいとされています。育児・介護休業法等による所定労働時間の短縮措置を受けている従業者は、週30時間以上勤務していれば、常勤換算上も1（常勤）として取り扱うことが認められています。割り算で1.0になるのではなく、30時間以上であれば1として数えてよい、という定額の取扱いです。週30時間未満の場合は、通常どおり実勤務時間を常勤の勤務すべき時間数で除して計算します。

この職員の時間を他の職員と合算して割ってしまうと、本来1.0人と数えられるものを0.8人としてしまいます。合算せずに別枠で計算する点がポイントです。

従たる事業所がある場合は勤務形態一覧表を分けて作る

勤務形態一覧表は、主たる事業所と従たる事業所で分けて作成します。ただし、管理者とサービス管理責任者については、従たる事業所への掲載は省略してよいとされています。

主たる事業所と従たる事業所の双方に配置する従業者については、配置する時間を分けて計上します。そのうえで、合計の勤務時間が常勤の勤務すべき時間数に達している場合、同じ職種であれば「常勤・専従」、異なる職種であれば「常勤・兼務」で整理することとされています。

介護保険の訪問介護と併せて行う場合は「専従」でよい

居宅介護事業所などと介護保険法による訪問介護（または介護予防訪問介護）事業所を併せて行う場合、従業者の兼務が可能であり、別々の人員配置は不要とされています。ただし、介護保険法による訪問介護事業所以外との兼務は認められません。

勤務形態一覧表の表記についても、「兼務」とする必要はなく、いずれの事業所においても「専従」として取り扱ってよいとされています。1日8時間勤務の従業者が常勤・専従の場合、介護保険サービスと障害福祉サービスで時間を分けて勤務形態一覧表を作成する必要はなく、いずれも8時間と記載してよい、という取扱いです。

これは兼務の重複計上を禁じる原則の例外にあたります。同様の取扱いが他のサービスの組合せに及ぶわけではないため、拡大解釈しないでください。

5. よくある計算ミスと毎月の確認

よくある計算ミス

• 職員の頭数だけで基準を満たすと判断する
• 常勤職員の所定労働時間を確認せず、すべて40時間で割る
• 管理者、サービス管理責任者、支援員の兼務時間を重複計上する
• 別事業所で勤務している時間を含める
• 最低基準分と加算の追加配置分を重ねて数える
• 予定表では満たすが、実績表では不足している
• 月途中の退職・休職を反映しない

「毎日2.5人いればよい」という意味ではない

常勤換算2.5人は、1か月の勤務延べ時間数を常勤の勤務時間で割った結果です。「毎日2.5人が出勤している」という意味ではなく、日によって出勤人数が違っても、月の合計時間で基準を満たしているかを確認します。

ただし、サービスによっては、支援を提供している時間帯を通じて一定の人数を配置することや、日ごとの配置が別に求められることがあります。月の常勤換算を満たしていても、日ごと・時間帯ごとの配置が不足していないかは、あわせて確認してください。

毎月の確認方法

• 常勤職員の所定労働時間を確認する
• 職員ごとに、事業所・サービス・職種別の勤務時間を集計する
• 対象職種の時間を合計し、常勤換算数を計算する
• 常勤・専従・資格・営業時間中の配置要件を別に確認する
• 最低基準と加算要件を分けて判定する
• 勤務予定と勤務実績の両方を保存する

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よくある質問

まとめ

常勤換算は、職員数ではなく勤務時間を基に、人員配置を共通の尺度で確認する方法です。計算式自体は単純ですが、兼務、休暇、月途中の異動、最低基準と加算配置の区分で誤りが生じやすくなります。

勤務形態一覧表は指定申請時だけでなく毎月作成し、実際の勤務実績で基準を満たしているか確認してください。

常勤換算の判断に迷ったら、ご相談ください

行政書士法人 障害福祉リーガルパートナーズでは、「この配置で人員基準を満たすか」「兼務の時間をどう分けるか」といったご相談に、行政書士・社会保険労務士の立場からお答えしています。運営顧問をご利用の事業所様は、運営の中で生じた疑問をその都度ご確認いただけます。

なお、勤務形態一覧表そのものの作成代行は行っておりません。

詳しくは運営顧問のページをご覧ください。

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主な参考資料

• 厚生労働省「障害福祉サービスに係るＱ＆Ａ（VOL.2）」（平成19年12月19日）問6
• 厚生労働省「指定障害福祉サービスの事業等の人員、設備及び運営に関する基準について」 （出典）

※本記事は令和8年8月24日時点の情報に基づいています。